Toàn bộ việc đánh số diễn ra ngay trong trình duyệt. Hồ sơ không được tải lên máy chủ và không đi qua dịch vụ bên ngoài — kể cả khi đã đăng nhập, tệp của bạn vẫn không rời khỏi máy.
Kéo thả tệp PDF, Word, Excel vào đây
hoặc bấm để chọn nhiều tệp cùng lúc
Mỗi tệp là một tài liệu, tương ứng một dòng trong mục lục. Word và Excel chỉ vào mục lục — trình duyệt không dàn trang được hai định dạng này nên không đánh số vào tệp được.
Công cụ đánh số bút lục lên từng trang của nhiều tệp PDF cùng lúc và xuất ra tệp DANH MỤC HỒ SƠ (.docx) đi kèm, phục vụ việc sắp xếp hồ sơ vụ việc và bàn giao hồ sơ cho đơn vị lưu trữ. Mỗi tệp là một tài liệu, tương ứng một dòng trong mục lục; số bút lục chạy liên tục qua tất cả các tệp theo đúng thứ tự bạn sắp xếp.
Ngoài PDF, công cụ nhận cả tệp Word và Excel — biên bản, phụ lục, danh sách kèm theo thường nằm sẵn ở hai dạng này. Chúng vào mục lục và chiếm chỗ trong dải bút lục, tuy không đánh số vào chính tệp được vì Word và Excel tự dàn trang lại lúc mở nên không đếm chắc số tờ.
Ngoài việc đánh số, công cụ còn đọc phần đầu văn bản để điền sẵn tên tài liệu, thời gian ban hành và hình thức văn bản. Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định phần đầu văn bản rất chặt nên chỗ cần đọc luôn nằm đúng một vị trí; riêng công văn không ghi tên loại nên được suy ra từ ký hiệu. Mỗi dòng đều ghi rõ thông tin lấy từ đâu — đọc từ lớp chữ, nhận dạng chữ, hay đoán từ tên tệp — để người soát biết chỗ nào cần đối chiếu kỹ.
Toàn bộ quá trình chạy ngay trong trình duyệt trên máy bạn. Hồ sơ thanh tra không rời khỏi máy và không đi qua dịch vụ bên ngoài — kể cả khi đã đăng nhập, vì máy chủ chỉ xác nhận tài khoản chứ không nhận tệp. Công cụ đòi tài khoản đúng ở bước xuất bút lục; mọi bước trước đó — thả tệp, đọc thể thức, sắp xếp danh mục, xem thử — khách vẫn dùng bình thường.
Không. Toàn bộ việc đọc, đánh số và xuất mục lục diễn ra ngay trong trình duyệt trên máy bạn, nên hồ sơ không rời khỏi máy và không đi qua dịch vụ bên ngoài. Công cụ có yêu cầu đăng nhập ở bước xuất bút lục, nhưng việc đăng nhập không làm tệp của bạn được gửi đi đâu cả: máy chủ chỉ xác nhận tài khoản, còn hồ sơ vẫn nằm nguyên trên máy bạn.
Số bút lục chạy liên tục qua tất cả các tệp theo đúng thứ tự trong Danh mục hồ sơ. Bạn chọn số bắt đầu và số chữ số (ví dụ 001 hay 0001). Cột Số tờ chính là dải bút lục của từng tài liệu; với tệp PDF thì công cụ tự đếm số trang, còn dòng Word hoặc Excel thì bạn nhập số tờ. Đổi thứ tự các dòng thì cả dải bút lục tự tính lại.
Có, ở mức đưa vào mục lục. Biên bản, phụ lục, danh sách kèm theo thường nằm sẵn ở dạng .docx hoặc .xlsx; công cụ đọc thẳng tiêu đề, ngày tháng, số ký hiệu để điền sẵn dòng mục lục, và các tài liệu này vẫn chiếm chỗ trong dải bút lục. Nhưng không đánh số vào chính tệp Word hay Excel được: hai định dạng đó không lưu bố cục trang mà tự dàn lại lúc mở, tuỳ máy in và phông chữ trên từng máy, nên trình duyệt không đếm nổi số tờ để chèn số vào đúng trang. Muốn có tệp đã đánh số thì lưu tài liệu thành PDF rồi thả lại. Riêng .doc và .xls đời cũ không mở được, cần lưu lại thành .docx hoặc .xlsx.
Có. Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định phần đầu văn bản rất chặt nên chỗ cần đọc luôn nằm đúng một vị trí. Công cụ đọc theo ba tầng: lớp chữ của PDF số, nhận dạng chữ (OCR) phần đầu trang, và cuối cùng là đoán từ tên tệp. Số hiệu và ngày ban hành chỉ được lấy trong phần trên của trang đầu, để không vớ nhầm số hiệu của một văn bản khác được trích dẫn trong thân bài. Mỗi dòng đều ghi rõ thông tin lấy từ đâu để người soát biết chỗ nào cần đối chiếu kỹ. Đây chỉ là bản điền sẵn, vui lòng soát lại trước khi xuất.
Khi có tệp là bản scan, công cụ hiện nút Nhận dạng chữ. Phải bấm nút mới chạy vì bước này tải thêm khoảng 3,6MB và mất vài giây mỗi tệp. Công cụ chỉ nhận dạng phần trên của trang đầu — nơi có số hiệu, ngày tháng và tên loại văn bản — nên mất vài giây thay vì vài phút cho cả trăm trang. Tệp đã được phần mềm khác nhận dạng nhưng ra chữ hỏng dấu cũng được đánh dấu để bạn cho nhận dạng lại. Bạn có thể chuyển sang thẻ trình duyệt khác trong lúc chờ, tiến trình nhận dạng vẫn chạy tiếp.
Vì tệp .docx không nhúng phông chữ: chữ tiếng Việt nằm nguyên dạng UTF-8 trong tệp và Word trên máy bạn lo phần hiển thị, nên không có bước mã hoá ký tự nào để mà hỏng dấu. Bản .docx cũng cho phép sửa tiếp trực tiếp trong Word. Tệp xuất ra dựa trên bản sao mẫu Danh mục hồ sơ mà cơ quan đang dùng, giữ nguyên phông, lề, header và độ rộng cột.
Không. Máy scan thường ghi trang ở hướng gốc kèm cờ xoay, nên vị trí đặt số được tính ở khung nhìn rồi chiếu ngược về hệ toạ độ gốc của trang, và chữ số được xoay bù đúng bằng góc của trang. Vị trí cũng tính theo khổ giấy thật của từng trang, nên hồ sơ lẫn A4, A3 hay trang xén lệch vẫn đánh số đúng chỗ. Trước khi chạy cả lô, hãy bấm Xem thử trên trang đầu để nhìn tận mắt số rơi vào đâu.
Tệp PDF đặt mật khẩu không giải mã được: công cụ báo đúng tên tệp đó, loại nó ra khỏi dải bút lục và chạy tiếp phần còn lại thay vì dừng cả lô. Với hồ sơ lớn, mỗi tệp được xử lý xong rồi mới nạp tệp tiếp theo để trình duyệt không bị dồn bộ nhớ; riêng nút gộp .zip sẽ tự tắt khi tổng dung lượng vượt 400MB, khi đó hãy tải về từng tệp.