Công cụ nghiệp vụ giúp cán bộ, công chức đối chiếu thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính với Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, đồng thời soát lỗi chính tả tiếng Việt. Tệp được xử lý ngay trên máy của bạn, không tải lên máy chủ.
Đọc thẳng thông số trang lưu trong tệp rồi quy ra milimét, đối chiếu với khổ A4 và bốn mức lề quy định tại khoản 2 và khoản 3 Mục II Phần I Phụ lục I. Đây là phép đo, không phải phỏng đoán, nên kết quả chính xác đến từng phần mười milimét.
Nhận ra Quốc hiệu, Tiêu ngữ, tên cơ quan, số ký hiệu, địa danh ngày tháng, tên loại, trích yếu, nội dung, chức vụ người ký và nơi nhận, rồi kiểm cỡ chữ, chữ đậm, chữ nghiêng, chữ in hoa của từng thành phần theo bảng tại Mục V Phần I Phụ lục I. Phát hiện luôn phông thuộc bảng mã cũ TCVN3, VNI vốn hiển thị sai dấu trên máy khác.
Đối chiếu bảng những chữ hay viết sai trong văn bản hành chính, dựng lại âm tiết tiếng Việt để phát hiện chữ gõ thiếu hoặc thừa, bắt lỗi đặt dấu thanh sai vị trí như “qúa”, “gía”, cùng các lỗi dấu cách và dấu câu.
Tải về tệp .docx liệt kê từng điểm cần sửa kèm căn cứ điều khoản, để gửi lại cho người soạn thảo hoặc lưu hồ sơ thẩm định. Cũng có thể in trực tiếp hoặc lưu thành PDF.
Các công cụ soát chính tả trên mạng đều gửi nội dung lên máy chủ của họ để xử lý. Với văn bản của cơ quan nhà nước, nhất là văn bản đang ở dạng dự thảo hoặc có nội dung nhạy cảm, đó là điều không nên.
Công cụ này làm ngược lại: toàn bộ mã lệnh đọc tệp và đối chiếu quy định được tải về trình duyệt của bạn ngay khi mở trang, rồi chạy tại chỗ. Tệp bạn chọn chỉ được đọc trong bộ nhớ của trình duyệt, không gửi đi đâu, không lưu lại, không ghi nhật ký nội dung.
Bạn có thể tự kiểm chứng: mở trang xong thì ngắt mạng máy tính, rồi mới chọn tệp — công cụ vẫn chạy bình thường. Hoặc bấm phím F12, chọn thẻ Network, sẽ thấy không có yêu cầu mạng nào phát sinh trong lúc kiểm tra.
Toàn bộ tiêu chí lấy từ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư, cụ thể:
Ngoài ra, phần lưu ý dành cho văn bản có đóng dấu chỉ độ mật căn cứ Luật Bảo vệ bí mật nhà nước số 29/2018/QH14 và Nghị định số 26/2020/NĐ-CP.
Đây chính là bảng mà công cụ dùng để đối chiếu, trích từ Mục V Phần I Phụ lục I:
| Thành phần thể thức | Cỡ chữ | Kiểu chữ |
|---|---|---|
| Quốc hiệu | 12–13 | In hoa, đứng, đậm |
| Tiêu ngữ | 13–14 | In thường, đứng, đậm |
| Tên cơ quan chủ quản | 12–13 | In hoa, đứng |
| Tên cơ quan ban hành | 12–13 | In hoa, đứng, đậm |
| Số, ký hiệu văn bản | 13 | In thường, đứng |
| Địa danh và ngày, tháng, năm | 13–14 | In thường, nghiêng |
| Tên loại văn bản | 13–14 | In hoa, đứng, đậm |
| Trích yếu nội dung | 13–14 | In thường, đứng, đậm |
| Trích yếu công văn | 12–13 | In thường, đứng |
| Nội dung văn bản | 13–14 | In thường, đứng |
| Quyền hạn, chức vụ người ký | 13–14 | In hoa, đứng, đậm |
| Họ và tên người ký | 13–14 | In thường, đứng, đậm |
| Chữ “Nơi nhận:” | 12 | In thường, nghiêng, đậm |
| Danh sách nơi nhận | 11 | In thường, đứng |
Lưu ý: cỡ chữ trong cùng một văn bản phải tăng, giảm thống nhất. Nếu Quốc hiệu đặt cỡ 13 thì Tiêu ngữ và địa danh đặt cỡ 14; nếu Quốc hiệu đặt cỡ 12 thì Tiêu ngữ và địa danh đặt cỡ 13.
Nói rõ giới hạn để người dùng không tin quá mức vào kết quả:
Không. Toàn bộ việc đọc tệp và kiểm tra chạy trong trình duyệt trên máy của bạn. Cách kiểm chứng nhanh nhất là mở trang xong thì ngắt mạng rồi mới chọn tệp — công cụ vẫn chạy bình thường.
Khổ A4, lề trên và lề dưới từ 20 đến 25 mm, lề trái từ 30 đến 35 mm, lề phải từ 15 đến 20 mm, theo khoản 3 Mục II Phần I Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Số văn bản nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước, ví dụ “Số: 05” chứ không phải “Số: 5”. Với ngày tháng, số ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, tháng 2 phải ghi thêm số 0, ví dụ “ngày 05 tháng 01 năm 2026”.
Được, nhưng phải dùng bản rời mạng. Theo Nghị định số 26/2020/NĐ-CP, máy tính dùng soạn thảo, lưu trữ bí mật nhà nước không được nối mạng Internet. Hãy tải bản dùng khi đã ngắt mạng, chép sang máy soạn thảo rồi mở tại chỗ.
Một số mục chỉ là nhắc để cân nhắc chứ không phải kết luận sai, ví dụ cặp “phản ảnh” và “phản ánh” hay “quy định” và “qui định”. Những mục này được xếp ở mức “nên xem lại”. Nếu bạn thấy công cụ báo sai ở mức “cần sửa” hoặc “nặng”, đề nghị gửi phản ánh để chúng tôi chỉnh lại bộ quy tắc.
Hiện chưa. Công cụ chỉ ra chỗ sai và cách sửa, việc sửa vẫn do người soạn thảo thực hiện trên Word. Chức năng tự sửa thể thức đang được nghiên cứu bổ sung.
Công cụ đang trong quá trình hoàn thiện. Nếu phát hiện trường hợp công cụ báo sai, bỏ sót lỗi, hoặc muốn đề nghị bổ sung quy tắc kiểm tra, đề nghị gửi về hộp thư chongthamnhung@tphcm.gov.vn, kèm theo tệp mẫu nếu tệp đó không chứa thông tin cần bảo mật.